Kaikista kosteudenhallintaan liittyvistä mittauksista, havainnoista sekä mahdollisista poikkeuksista laaditaan asianmukaiset pöytäkirjat, jotka dokumentoidaan.
Pääurakoitsijan todentaa ja dokumentoi riskejä sisältävien työvaiheiden onnistuneen toteutuksen. Dokumentoinnin tarkoituksena on varmistaa, riskejä sisältävän työvaiheen onnistunut todentaminen tehdään ennalta sovitulla tavalla ja oikeaan aikaan.
Vastuu dokumentoinnista on tyypillisesti yhdellä henkilöllä pääurakoitsijan puolelta. Mikäli todentamisessa käytetään apuna esimerkiksi ulkopuolista mittaajaa, tulee tästä sopia kosteudenhallintakoordinaattorin kanssa. Kosteudenhallintakoordinaattorin tehtävänä on varmistaa ja hyväksyä, että dokumentointi riskikohtien suorittamisesta tehdään sovitusti.
Mittausraportit
Yksi kosteudenhallinnan tärkeimmistä dokumenteista ovat mittausraportit. Ne tulee säilyttää huolellisesti esimerkiksi kosteudenhallintasuunnitelman yhteydessä. Mittaustulokset on esitettävä siten, että raportin lukija ymmärtää, millä menetelmällä, millaisesta rakenteesta, miltä syvyydeltä ja milloin mittaus on suoritettu. Raportissa tulee myös ilmetä mittauksen aikana vallinneet olosuhteet.
Mittausraportin tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot:
- mittauskohdetiedot (työmaan osoite ja päätoteuttajan yhteyshenkilö yhteystietoineen)
- mittaajan yhteystiedot
- kohteen kuvauksen (hankkeen yleistiedot, rakenneratkaisu, betonilaatu, valupäivä jne.)
- piirroksia tai valokuvia mittauskohdista, joilla mittausten suorituskohta on jäljitettävissä myöhemminkin. Yksi tapa on liittää pohjakuva, jossa on esitetty mittauspisteet etäisyyksineen ympäröivistä rakenteista
- käytetyt mittalaitteet (laitetyyppi ja kalibrointiaika)
- menetelmäkuvaus (porauspäivä, mittausreiän puhdistus- ja tiivistystoimenpiteet, mittapäiden asennushetki, tasaantumisajat ja lukemien ottohetki)
- sisä- ja ulkoilman lämpötila ja suhteellinen kosteus
- mittaussyvyydet
- mittaustulokset (rakenteen suhteellinen kosteus, lämpötila, vesihöyrynsisältö ja absoluuttinen kosteus)
- mittaustarkastelu (mittaukseen liittyvät mahdolliset virhetekijät)
- tulosten tulkinta
- johtopäätökset.
Mittaustulosten lisäksi dokumentointiin kuuluu kaikkien kosteudenhallintaan liittyvien dokumenttien, asiakirjojen ja ohjeiden säilytys ja niiden oleellisten osien kerääminen esimerkiksi rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeiden yhteyteen.